온라인 쇼핑몰을 처음 시작하면 상품 등록과 판매에만 신경 쓰기 쉽습니다. 하지만 주문이 조금씩 늘어나면 곧 다른 문제가 생깁니다.

“어떤 상품을 주문했지?” “거래처에 얼마를 지급해야 하지?” “재고가 몇 개 남았지?” “지난번 견적서는 얼마였지?”

처음에는 메모장과 카카오톡으로 관리할 수 있지만 상품과 거래처가 늘어나면 한계가 분명해집니다.

그래서 창업 초기부터 재고관리 엑셀, 발주서, 견적서, 거래명세서 같은 기본 양식을 갖춰 놓는 것이 좋습니다.

오늘은 온라인 쇼핑몰과 위탁판매 사업자가 바로 활용할 수 있도록 창업·쇼핑몰 운영에 필요한 필수 양식의 종류와 작성법, 관리방법을 정리해 보겠습니다.

목차

1. 서론｜쇼핑몰 운영에 양식이 필요한 이유

2. 본론 1｜위탁판매 재고 관리 엑셀

3. 본론 2｜발주서·견적서 작성법

4. 본론 3｜거래명세서와 쇼핑몰 운영관리

5. 결론｜창업 초기부터 관리 시스템 만들기

1. 쇼핑몰 운영에서 양식이 중요한 이유

쇼핑몰을 시작할 때 가장 먼저 생각하는 것은 상품입니다.

상품 찾기 → 상품 등록 → 가격 설정 → 광고 → 주문 → 배송

하지만 판매가 발생한 뒤에는 관리 업무가 시작됩니다.

주문 확인 → 발주 → 입고 확인 → 재고 확인 → 거래처 정산 → 매입금액 기록

판매량이 하루 몇 건 정도라면 어렵지 않습니다.

문제는 상품이 100개, 500개, 1,000개로 늘어날 때입니다.

상품명, 옵션, 공급처, 공급가, 판매가, 재고수량, 주문수량 등을 머릿속으로 관리하는 것은 사실상 불가능합니다.

따라서 쇼핑몰을 오래 운영하려면 판매 시스템과 함께 기록 시스템을 만들어야 합니다.

특히 위탁판매를 하는 경우에는 실제 상품을 직접 보유하지 않더라도 판매자와 공급처 사이에서 주문과 재고를 정확하게 관리해야 합니다.

2. 위탁판매 재고 관리 엑셀은 어떻게 만들까?

위탁판매 재고관리 엑셀의 기본 구조

위탁판매 재고관리표는 어렵게 만들 필요가 없습니다.

처음에는 아래 항목만 있어도 충분합니다.

관리 항목	입력 내용
상품코드	상품을 구분하는 고유번호
상품명	판매 상품명
옵션	색상·사이즈·용량 등
공급처	거래처 또는 도매처
공급가	거래처에서 구매하는 가격
판매가	쇼핑몰 판매가격
기초재고	관리 시작 시 재고
입고수량	새로 들어온 수량
판매수량	판매된 수량
현재고	현재 남아 있는 수량
발주기준	추가 발주가 필요한 수량
비고	품절·단종·특이사항

현재고는 반드시 따로 관리하세요

재고관리에서 가장 중요한 숫자는 현재고입니다.

기본적인 계산은 다음과 같습니다.

현재고 = 기초재고 + 입고수량 – 판매수량

예를 들어 기초재고가 50개이고 30개가 입고되었습니다. 이후 25개가 판매되었다면 현재고는 다음과 같습니다.

50 + 30 – 25 = 55개

엑셀에서는 수식을 활용해 자동으로 계산할 수 있습니다.

이렇게 만들어 놓으면 판매수량만 입력해도 현재고가 자동으로 바뀌기 때문에 관리가 훨씬 편해집니다.

위탁판매 재고관리에서 특히 중요한 항목

위탁판매는 일반적인 사입판매와 조금 다릅니다.

내 창고에 상품이 없더라도 공급처의 재고가 실제 판매 가능 수량을 결정하기 때문입니다.

따라서 다음 항목을 추가하는 것이 좋습니다.

• 공급처 재고
• 공급처 상품코드
• 공급처 URL
• 공급가
• 배송비
• 주문 가능 여부
• 품절 여부
• 마지막 재고 확인일

5. 거래명세서 양식｜상품과 금액을 정확하게 기록하기

거래명세서란?

거래명세서는 거래가 이루어진 후 어떤 상품을 얼마나 거래했는지 확인하기 위한 문서입니다.

예를 들어 거래처에서 다음과 같이 상품을 공급받았다고 생각해 보겠습니다.

• 상품 A 20개
• 상품 B 15개
• 상품 C 10개

이때 상품명, 수량, 단가, 금액 등을 정리해 두면 나중에 거래 내용을 확인하기 쉽습니다.

거래명세서 기본 항목

거래명세서에는 일반적으로 다음 내용을 기록합니다.

항목	내용
거래일자	거래가 발생한 날짜
거래처	상대 거래처
상품명	거래한 상품
규격	상품의 규격·옵션
수량	거래 수량
단가	개당 가격
공급가액	상품 공급 금액
세액	해당 세액
합계	최종 거래금액
비고	기타 특이사항

거래명세서는 세금계산서와 동일한 문서가 아닙니다.

세금계산서가 필요한 거래라면 관련 세무 요건을 확인하고 별도로 처리해야 합니다.

따라서 거래명세서만 작성해 놓고 세무상 필요한 증빙까지 모두 처리했다고 생각해서는 안 됩니다.

6. 창업자가 위탁판매관리 엑셀양식 다운로드

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👉 [엑셀양식 위탁판매관리]

쇼핑몰이 성장하면 재고관리표 하나만으로는 부족할 수 있습니다.

다음과 같은 파일을 별도로 만들어 놓으면 좋습니다.

7. 창업 초기에는 ‘기록’이 곧 돈입니다

작은 실수가 쌓이면 큰 비용이 됩니다

쇼핑몰 운영에서 가장 무서운 것은 한 번의 큰 실수보다 작은 실수가 반복되는 것입니다.

상품 하나의 공급가를 잘못 입력하고, 배송비를 빠뜨리고, 재고수량을 잘못 기록하고, 거래처 정산일을 놓치는 일이 반복되면 결국 수익이 줄어듭니다.

특히 매출이 높아졌는데도 실제로 남는 돈이 적다면 단순히 판매량만 볼 것이 아니라 매입비·배송비·수수료·광고비·반품비 등을 함께 확인해야 합니다.

그래서 쇼핑몰 운영자는 매출보다 순이익을 확인하는 습관을 가져야 합니다.

마무리｜쇼핑몰이 커질수록 기록의 가치가 커집니다

온라인 쇼핑몰은 처음에는 상품 몇 개로 시작할 수 있습니다.

하지만 판매 상품이 늘어나고 거래처가 많아지면 기억으로 관리하는 방식은 반드시 한계가 옵니다.

재고는 숫자로 기록하고, 발주는 문서로 남기고, 견적은 조건을 명확하게 적고, 거래명세서는 거래 내용을 정리해야 합니다.

결국 사업을 오래 운영하는 사람은 단순히 많이 파는 사람이 아니라 자신의 사업 데이터를 정확하게 관리하는 사람입니다.

오늘부터라도 어렵게 생각하지 말고 재고관리 엑셀 → 발주서 → 견적서 → 거래명세서 네 가지부터 준비해 보세요.

작은 엑셀 파일 하나가 나중에는 상품관리 시스템이 되고, 거래처 관리 시스템이 되고, 결국 사업의 숫자를 보여주는 중요한 자료가 됩니다.